タイムレコーダーのメリットは、社員の勤怠管理が可能なことだけではなく、勤務体制の見直しや経費削減の糸口を見出しやすいという要素も挙げられます。勤怠管理システムを活用すれば、社員の勤務状況を、期間ごとの集計結果に表すことも可能になりますので、やはりパソコンで管理できるかどうかが重要ポイントになると言えます。パソコンで管理するといっても、複雑な手続きが必要ではないほうが便利です。結論から言うと、タイムレコーダーがタイムカードに印字するデータを、通信システムによってパソコンに送信して、パソコンでも閲覧管理できるような体制にできる、という事です。タイムカード情報は、タイムカードそのものに記載されていますから、万が一にもパソコン管理のデータが消失してしまったとしても、社員の勤怠管理データはタイムカードそのものとして残り続けます。つまり、社員がタイムカートを印字する時には、同時に二つの記録が行われているのだということです。ひとつはタイムカードそのものであり、もうひとつが送信データです。

タイムカードからワイヤレス通信でパソコンへ送信できるタイプの勤怠管理システムもあります。タイムカードの管理そのものは、決して複雑ではないものの、タイムカードに記載される勤怠状況というのは、部署や仕事内容によっては複雑になってしまうものです。特に同じ人物であっても、曜日によって勤務時間が異なる場合があれば、通常通りの勤務なのか、あるいはイレギュラーな勤務なのかは、本人と直属の上司でしか判別できないような状況も、あり得るわけです。さらには、一年間という単位で期間を区切ってみたとしても、冬の勤怠データと夏の勤怠データとでは、いくつか異なる傾向が見られることもあります。人によっては寒さに強い人、暑さに強い人、というように体調管理しやすい時期と、体調管理しにくい時期とがあったりしますから、長期的な勤怠状況と短期的な勤怠状況とを、できるだけ同時に把握できるようなシステムの方が、より良い職場環境の構築に繋がると言えます。タイムカード管理者は、できるだけ苦労することなく、社員の勤怠状況を管理できることが望ましいので、勤怠管理システムそのものが使いやすいかどうかも大切なポイントと言えます。

遣いやすさは、人それぞれの相性の問題もあるのですが、慣れれば大丈夫という要素もあります。ですから、もしもトラブルが発生してもサポートを受けられるような勤怠管理システムであれば、そのシステム利用に慣れるまでの時間を無駄にすることなく、職場に活用できることに繋がるわけです。

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